幹事の方へ 来たい人が来られる懇親会の案内と設計
懇親会は、案内文で決まります。行きたいかどうかより先に、行けるかどうか、行かなくても困らないかが読み取れると、来たい人が来られる会になります。
以下の 7 項目を案内文に入れるだけで、幹事の負担も減ります。末尾に、そのまま使えるテンプレートを置きました。
案内文に入れる 7 項目
1目的を 1 行で書く
「新しいメンバーと顔を合わせる」「四半期の区切り」など、何のための集まりかを最初の 1 行に書きます。目的が見えると、参加するかどうかを自分で判断できます。
2参加を前提にしない書き方
「全員参加」「原則出席」は使いません。「都合がつく方はどうぞ」「不参加の連絡は不要です」と書くと、断る手間がなくなり、来る人は来たい人になります。
3飲まない人の選択肢を先に書く
ノンアルコールとソフトドリンク、食事があることを、お酒の話より前に書きます。理由を聞かないこと、注文を勧めないことも、案内文の段階で伝わります。
4時間と終わり方を決める
開始と終了の時刻を両方書き、「終了時刻で解散、二次会はありません」と添えます。途中で帰ってよいことも書いておくと、予定のある人も参加しやすくなります。
5費用負担をはっきり書く
会社負担か、個人負担か、一部負担かを 1 行で書きます。個人負担がある場合は、支払いの方法と時期も添えます。金額が決まっていないときは「確定後にお知らせします」と書きます。
6場所は移動の少なさで選ぶ
オフィスから近い場所か、オフィスそのものを会場にします。移動時間が短いほど、終了時刻が守られ、参加の判断も軽くなります。
7終わったあとに聞く 1 問
「次も同じ形でよいですか。変えるなら何ですか」の 1 問だけを、参加した人としなかった人の両方に聞きます。次の案内文が、この答えで良くなります。
Template そのまま使える案内文のテンプレート
【 】の中を埋めて、社内のメールやチャットに貼り付けてください。
件名：【目的】の集まりのご案内（【日付】）
【目的】のために、短い集まりを開きます。都合がつく方はどうぞ。不参加の連絡は不要です。
日時：【日付】【開始時刻】〜【終了時刻】（終了時刻で解散。二次会はありません。途中参加・途中退出もどうぞ）
場所：【会場名】（【オフィスからの行き方】）
飲み物・食事：ノンアルコールとソフトドリンク、食事があります。お酒を飲まない方もそのままご参加ください。
費用：【会社負担 ／ 個人負担（支払い方法・時期） ／ 一部負担】
参加の連絡：【期日】までに【方法】でお知らせください。
幹事：【名前】
Venue 会場のご相談
Craft Beer Tap FAM333 では、店の貸切と、オフィスや会場へのケータリングをご相談いただけます。飲まない人の飲み物と食事は、最初から含めて考えます。
店を貸切にする
会場探しと当日の進行を、店に任せられます。幹事は乾杯の一言だけ。
会場に呼ぶ
オフィスやイベント会場で、スタッフが注ぎたてをお出しします。設営と片づけも含みます。
法人のご相談には、Gains Line が最初にお返事します。
20歳未満の者の飲酒は法律で禁じられています。